1. 👋 Welkom: wat is dit systeem?
Het bedieningssysteem is het broertje van het keukensysteem: een eigen venster voor de bediening, op inroll.nl/bediening-systeem.html. Het draait in de browser — op je telefoon, een tablet of een laptop — en alles wat je afvinkt is direct op alle apparaten zichtbaar.
🌤️ De lijst is gesplitst in Ochtend & lunch (diensten die vóór 16:00 beginnen) en Avond. De lunch-manager keurt aan het eind van de lunch het ochtendblok goed; de sluit-shiftleader is elke dag eindverantwoordelijk: bij het sluiten keurt die het avondblok goed én checkt dat er niets van vandaag meer open staat (ook ochtend-diensten). Dit staat als vaste taak op de sluitlijst (sectie Administratie). Elk blok heeft een eigen goedkeurknop. Wie nog ingeklokt staat kan niet goedgekeurd worden, dus er valt nooit iemand tussen wal en schip.
⏱ Kwartier-regel: het systeem zet automatisch een voorstel klaar — te laat ingeklokt wordt afgerond naar het volgende kwartier (rooster 10:00, ingeklokt 10:07 → start 10:15; eerder ingeklokt = gewoon de roostertijd), uitklokken wordt afgerond naar het vorige kwartier (16:14 → 16:00). Je ziet eronder wat de oorspronkelijke tijd was en je kunt het voorstel altijd overschrijven.
🍽 Personeelseten: beantwoord per medewerker VERPLICHT de Ja/Nee-vraag "Eten" (personeelsmaaltijd gehad?) — zonder antwoord kun je niet goedkeuren. Dit gaat mee naar Shiftbase voor de €4,05-inhouding. Tijden kies je uit een kwartier-dropdown. Vergeten uit te klokken of einde dienst? Gebruik de oranje knop Uitklokken — die klokt de medewerker nu uit en zet de eindtijd op het kwartier.
Je vindt er vier dingen:
- Checklists — Openen, Diner-ombouw en Sluiten, zodat niets vergeten wordt en zichtbaar is wie wat gedaan heeft.
- Voorraad — de aantallen die de keuken doorgeeft (burrata, zalm, enz.), met een vinkje per gerecht zodra het in de kassa staat.
- Werktijden — de shiftleader/manager controleert aan het eind van de dag de echte werktijden en keurt ze goed; goedgekeurd = de loonadministratie in (zie hoofdstuk 7).
- Dienstprocedure — via de ?-knop rechtsboven: de vaste procedure voor start en einde van je dienst (pin, portemonnee, wisselgeld, afdracht).
💡 De inlog is hetzelfde als bij het keukensysteem: inklokken via Shiftbase is genoeg — je verschijnt vanzelf in de lijst. Geen apart wachtwoord, geen account aanmaken.
2. 🚀 Inloggen & inklokken
Shiftbase is de enige inklok-waarheid. Het systeem kijkt elke minuut wie er in Shiftbase ingeklokt staat; alleen die mensen verschijnen in de lijst links en kunnen taken op hun naam zetten.
SOP — Aan het werk in het bedieningssysteem
Wie: iedereen · Wanneer: begin van je dienst
- Klok in via de Shiftbase-app op je telefoon (zoals altijd).
- Open het bedieningssysteem — je naam staat nu in de lijst links, met "Ingeklokt" en je inkloktijd.
- Tik op je naam. Je bent nu actief op dit apparaat.
- Einde dienst: uitklokken doe je in de Shiftbase-app. De knop "uitloggen" rechtsboven koppelt alleen je naam los van dit apparaat. Klok je uit in Shiftbase, dan word je hier ook vanzelf uitgelogd.
⚠️ Sta je niet in de lijst? Dan ben je nog niet ingeklokt in Shiftbase. Eerst inklokken — binnen een minuut verschijn je vanzelf. Werk je hier voor het eerst? Het systeem maakt automatisch een profiel voor je aan.
💡 Noodingang: typ een naam in het zoekveld linksboven — dan verschijnt iedereen die matcht, ook wie niet ingeklokt is. Selecteren zonder inklokken kan alleen voor beheerders; voor iedereen anders blijft de regel: eerst inklokken.
3. 📊 Dashboard
Het Dashboard is het startscherm. Je ziet er in één oogopslag:
| Onderdeel | Waarvoor |
|---|
| Checklists vandaag | Drie kaarten (Openen, Diner-ombouw, Sluiten) met voortgangsbalk en stand (bv. 12/37). Tik op een kaart om direct naar die lijst te gaan. Helemaal af = groen vinkje. |
| Wie is er ingeklokt? | Alle ingeklokte collega's (bediening eerst), met team en sinds hoe laat. Handig om te zien wie er is. |
| Start of einde van je dienst? | Snelkoppeling naar de dienstprocedure (zelfde als de ?-knop rechtsboven): pin, portemonnee, wisselgeld en afdracht. |
Bovenin staat de navigatie: Dashboard · Checklist · Voorraad · Werktijden. Het rode bolletje bij Checklist toont hoeveel taken er vandaag nog open staan; groen = alles klaar.
4. ✅ Checklists: Openen · Diner-ombouw · Sluiten
Er zijn drie lijsten. Het systeem kiest automatisch de lijst die bij het tijdstip past (ochtend → Openen, middag → Diner-ombouw, avond → Sluiten), maar je kunt bovenin altijd zelf wisselen via de drie blokjes met voortgangsbalkjes. De grote balk eronder toont de voortgang van de gekozen lijst; is alles af, dan kleurt hij groen en verschijnt "Alles klaar!".
SOP — Openen (37 taken)
Wie: wie opent · Wanneer: in de ochtend, vóór de eerste gasten
- Open Checklist → Openen.
- Werk de lijst op volgorde af — hij is zo opgebouwd dat je logisch door de zaak loopt: deur open, machines aan (koffie, molens, Lattiz, spoelmachine), lichten, kap en heaters, dan het terras opbouwen (spullen naar buiten, plantjes, dekentjes, asbakken, menukaarten, kaarsen) en als laatste de puntjes op de i (slagroommachine, entreedeur met Glassex, koffie/thee-check).
- Tik elke taak af zodra hij klaar is en kies wie hem gedaan heeft.
SOP — Diner-ombouw (14 taken)
Wie: middagploeg · Wanneer: ±16:00–17:00, vóór de dinerservice
- Open Checklist → Diner-ombouw.
- Zet de zaak om van lunch naar diner: tafels afnemen en opnieuw indekken, bestek polijsten en bijsteken, kaarsen aan, menukaarten aanvullen, bar bijvullen, muziek en licht op avondsfeer.
- Bereid de avond voor: reserveringen doornemen en tafelplan maken, allergieën en bijzonderheden doorgeven aan de keuken, wisselgeld en pin-portemonnees controleren, terras checken.
- Vergeet de vaste momenten niet: slagroommachine uit elkaar en binnenkant schoonmaken (16:00) en op rustige dagen alvast het barblad.
⚠️ De Diner-ombouwlijst is een eerste versie. Mist er iets, of klopt de volgorde niet met hoe jullie werken? Zeg het tegen de shiftleader of Harmen — het team mag deze lijst aanscherpen.
SOP — Sluiten (54 taken, per sectie)
Wie: avondploeg · Wanneer: einde van de avond, na de laatste gasten
- Open Checklist → Sluiten. De lijst is verdeeld in vier secties met elk een eigen teller — werk ze in deze volgorde af:
- Terras & serre — alles naar binnen (menukaarten, plantjes, asbakken, borden), tafels schoonvegen, hoezen over de banken, parasols dicht, heaters uit, kaarsen doven, gasflessen afsluiten, deuren en ramen dicht, alles op slot.
- Restaurant — kaarsjes uit, alle tafels afnemen en opnieuw inrichten (plantje en kaars in het midden, peper en zout aan de zijkant), kussens recht, vloer vegen, toiletten schoonmaken volgens de schoonmaaklijst in het toilet.
- Spoelkeuken — alle vaat en bestek afgewassen en opgeborgen, servies checken op beschadiging, spoelmachine van binnen reinigen en deur open voor ventilatie, putje legen, vloer vegen en dweilen, afval naar buiten volgens schema.
- Bar — koffiemachine reinigen met Cafiza (vraag een collega als je niet weet hoe), chocomelmachine schoon, FIFO bijvullen (fris, bier, wijn, spa), alles aanvullen (melkcupjes t/m rietjes en sinaasappels), taartkoeling, glazenspoeler-filter, theedoeken in de was, vegen en dweilen. Is iets op? Geef het door aan een leidinggevende — dat is een eigen taak op de lijst.
Afvinken, ongedaan maken en "lijst verouderd"
SOP — Taak afvinken
Wie: iedereen · Wanneer: doorlopend
- Tik op de taak die klaar is.
- Kies in het schermpje wie de taak heeft gedaan — je ziet alle ingeklokte collega's (bediening eerst). De taak komt op die naam te staan, met tijdstip.
- Per ongeluk afgevinkt? Tik de taak (onder "Klaar") nog een keer aan — het vinkje gaat eraf.
💡 Afgevinkte taken zakken naar het kopje "Klaar" onderaan, zodat de open taken altijd bovenaan staan. Bij elke taak zie je wie hem deed en hoe laat.
⚠️ Melding "Lijst was verouderd — opnieuw geladen" of "Al afgevinkt door iemand anders"? Dat is geen fout: een collega was je net voor op een ander apparaat. Het systeem laadt de lijst dan automatisch opnieuw, zodat iedereen weer dezelfde stand ziet. Even kijken en doorgaan.
5. 📦 Voorraad & POS
Van een paar gerechten is de voorraad beperkt (burrata, steak tartare, zalm, zeebaars, sliptong, Baileys crème brûlée). De keuken geeft dagelijks vóór de dienst de aantallen door via haar eigen systeem; de bediening zet die aantallen in Lightspeed en vinkt af dat het gebeurd is.
SOP — Voorraad verwerken in Lightspeed
Wie: bediening / shiftleader · Wanneer: zodra de keuken de aantallen heeft doorgegeven (er komt ook een WhatsApp-bericht in Mededelingen De Harmonie)
- Open de tab Voorraad. Per gerecht zie je het aantal van vandaag, wie het doorgaf en hoe laat. Een streepje (—) betekent: nog niet doorgegeven.
- Zet per gerecht het aantal als artikelbeschikbaarheid in Lightspeed op de POS (de kassa telt dan automatisch af en meldt "uitverkocht" bij 0).
- Tik daarna in het systeem per verwerkt gerecht het POS-vinkje aan — het wordt groen: POS ✓. Zo ziet iedereen dat het in de kassa staat, en wie het deed.
- Wijzigt de keuken later een aantal? Dan springt het vinkje vanzelf uit — opnieuw verwerken en afvinken.
💡 Let op: het aantal bij Burrata geldt ook voor de Tagliatelle — zelfde voorraad. Dat staat als notitie bij het gerecht.
⚠️ Het POS-vinkje kan pas aan als de keuken een aantal heeft doorgegeven. Bovenin de tab zie je de stand: "x/y doorgegeven · z op POS". Met de knop Verversen haal je de nieuwste aantallen op.
6. 💳 Dienstprocedure (kassa & pin)
Dit is de vaste procedure voor het werken met Lightspeed (kassa) en Klearly (pin). Hij staat ook in het systeem zelf, achter de ?-knop rechtsboven. Bron: Huishoudelijk Reglement juni 2026, Bijlage C.
SOP — Start van je dienst
Wie: iedereen op de vloer · Wanneer: direct na het inklokken
- Pak een riem naast de kluisjes en een iPhone uit de kast.
- Pak de kluissleutel uit de kassalade en controleer of er €50 aan bruikbaar wisselgeld in je portemonnee zit. Berg de sleutel daarna direct weer op.
- Log in op de Lightspeed-app op de iPhone met je eigen code. Werk altijd onder je eigen naam.
- Controleer of de Klearly-pinterminal aanstaat en verbinding heeft.
- Nu ben je klaar om gasten te bedienen.
SOP — Bestellen
Wie: wijkloper · Wanneer: bij elke bestelling
- Kies de tafel in het tafeloverzicht en tik de producten aan. Let bij diner op de gangen-indeling (voor/hoofd/na).
- Allergieën of aanpassingen? Zet ze in de opmerking bij het gerecht én meld het persoonlijk in de keuken. De keuken bevestigt expliciet dat het gerecht veilig is voordat het de keuken verlaat.
- Verstuur de bestelling — bar en keuken ontvangen de bon direct.
⚠️ Allergenen zijn nooit een detail. Gok nooit en zeg nooit "dat zit er vast niet in". Geef de gast de allergenenkaart of haal je leidinggevende erbij, en vraag het ook bij vaste gasten elke keer opnieuw uit.
SOP — Afrekenen
Wie: wijkloper · Wanneer: als de gast wil afrekenen
- Open de tafel en kies afrekenen. Pin loopt via de Klearly-terminal, contant tel je in je portemonnee.
- Splitsen kan per persoon of per item. Vraag of de gast een bon wil.
- Geef nooit producten weg zonder ze aan te slaan; korting of "van het huis" gaat altijd via de shiftleader.
SOP — Einde van je dienst
Wie: iedereen met een portemonnee · Wanneer: einde dienst, vóór het uitklokken
- Print je dagrapport (jouw omzet) via de rapporten in Lightspeed en leg dit bovenop in je afdrachtzak, zodat zichtbaar is van wie en van welke datum de afdracht is.
- Tel je contante geld en vul je portemonnee weer aan tot €50 wisselgeld.
- Registreer je afdracht (muntgeld, papiergeld, pinbedrag en eventuele bonnen/vouchers) volgens de instructie van de shiftleader. Klopt er iets niet of heb je een verschil? Meld het direct bij de shiftleader.
- Stort je afdrachtzak in de afstortkluis boven de ijsmachine.
- Leg de iPhone terug aan de oplader en berg je portemonnee op.
SOP — Wisselen
Wie: iedereen · Wanneer: als je te weinig wisselgeld hebt
- In de elektronische kluis boven de ijsblokjesmachine liggen zakjes met €50 wisselgeld.
- Tel het zakje na, wissel met €50 uit je eigen portemonnee en leg dat terug in het zakje in de kluis.
7. ⏱️ Werktijden controleren & goedkeuren
In de tab Werktijden controleert de shiftleader of manager aan het eind van de dag de daadwerkelijke werktijden van iedereen die vandaag gewerkt heeft, en keurt ze goed. Shiftbase is bron én bestemming: het scherm toont de tijden zoals ze in Shiftbase staan, en wat je goedkeurt gaat rechtstreeks de officiële loonadministratie in. Daar wordt het salaris op gebaseerd — neem dit dus serieus en doe het elke dag.
SOP — Werktijden controleren (einde dag)
Wie: shiftleader / manager · Wanneer: aan het eind van de dag, als iedereen is uitgeklokt
- Open de tab Werktijden. Je ziet per medewerker: de geplande tijden (rooster), de echte kloktijden (in- en uitgeklokt) en de bewerkbare velden Start, Eind en Pauze.
- Loop iedereen na. Kloppen de tijden met wat er werkelijk gewerkt is? Iemand die om 16:05 uitklokte maar tot 16:00 werkte → eindtijd op 16:00. Iemand die langer doorwerkte dan gepland → eindtijd naar de echte tijd.
- Corrigeer naar de werkelijkheid, niet naar het rooster. Het totaal (rechts) rekent live mee: eind − start − pauze.
- Vul de pauzes in (in minuten). Staat er een notitie bij een rij (bv. "15 min pauze"), verwerk die dan in het pauzeveld.
- Tik per rij op Goedkeuren — de tijden worden opgeslagen en de rij wordt groen (🟢 Goedgekeurd) en vergrendeld.
- Kloppen er meerdere rijen al precies? Gebruik onderaan "Alles goedkeuren" — die pakt alleen de rijen zonder openstaande wijzigingen en mét uitkloktijd, na een bevestiging.
| Wat je ziet | Betekenis |
|---|
| 🟡 Te controleren | Nog niet goedgekeurd — nalopen en goedkeuren. |
| 🟢 Goedgekeurd | Staat vast in de loonadministratie. Toch nog aanpassen? Tik op Wijzig, corrigeer en sla opnieuw op. |
| ⏱ Nog ingeklokt | Deze collega staat nog ingeklokt in Shiftbase — eerst uitklokken, dan kun je de rij goedkeuren. |
| Oranje rand | Je hebt iets gewijzigd maar nog niet opgeslagen. Goedkeuren slaat het op; weglopen zonder opslaan gooit het weg. |
⚠️ Goedkeuren = loonadministratie. Wat hier wordt goedgekeurd is wat er uitbetaald wordt. Controleer dus echt, en keur niet blind alles goed. Met de pijltjes naast de datum kun je ook eerdere dagen terugkijken en alsnog goedkeuren als een dag is blijven liggen.
💡 Elke wijziging wordt gelogd (wie, wat, wanneer) en alles blijft ook in Shiftbase zelf zichtbaar — fouten zijn dus altijd terug te vinden en te herstellen.
8. 🛠️ Voor beheerders (Harmen · Etienne · Raymond)
Ben je beheerder en met je eigen naam ingelogd, dan zie je bij elke open taak een knoppenstrip en onder elke sectie een knop "+ Taak toevoegen":
- ▲ ▼ Volgorde wijzigen — verplaats een taak omhoog of omlaag binnen zijn sectie. De volgorde geldt direct voor iedereen.
- ✏️ Hernoemen — pas de naam van een taak aan.
- 📦 Archiveren — haal een taak uit de checklist. De historie (wie hem wanneer deed) blijft bewaard.
- + Taak toevoegen — nieuwe taak onderaan de lijst of sectie. Hij telt vanaf dat moment mee in de voortgang.
- Inloggen zonder Shiftbase-klok — zoek je naam via het zoekveld linksboven; beheerders kunnen altijd inloggen.
⚠️ Archiveren, niet verwijderen. Een taak die (tijdelijk) niet meer nodig is archiveer je — zo blijft de historie kloppen en kan hij later terug. Verwijderen kan alleen via de database en doe je in principe nooit.
💡 De Voorraad-gerechten (de lijst van zes) beheert het keukensysteem; ze staan in de database. Iets toevoegen of wijzigen? Vraag Kai: "voeg X toe aan de voorraadlijst".
Technisch (alleen voor Harmen/Kai)
Zusterpagina van keuken-systeem.html: zelfde Supabase (tabellen bediening_taken + bediening_taken_af; voorraad gedeeld via keuken_voorraad_items + keuken_voorraad; medewerkers via keuken_employees), zelfde shiftbase-api.php op Strato. Bewust geen service worker (geen cache-problemen in v1). Volledige technische documentatie: projectmap Context keukensysteem op de Mac Studio. Deploy via strato.env + SFTP.
9. 🔧 Problemen oplossen
| Probleem | Oplossing |
|---|
| Ik sta niet in de lijst links | Je bent niet ingeklokt in Shiftbase. Inklokken → binnen een minuut verschijn je. Beheerders: zoek je naam via het zoekveld. |
| De pagina ziet er oud/raar uit | Trek de pagina omlaag om te verversen. Staat hij als app op je beginscherm: app helemaal sluiten en opnieuw openen. |
| Afvinken lukt niet / rare melding | Lees de melding. "Verouderd" of "al afgevinkt door iemand anders" = een collega was je voor; de lijst wordt automatisch opnieuw geladen. "Fout bij opslaan" = nog een keer proberen; blijft het, meld het bij Harmen. |
| Ik werd ineens uitgelogd | Je bent uitgeklokt in Shiftbase — het systeem logt je dan automatisch uit. Weer inklokken = weer inloggen. |
| Voorraad-tab is leeg (overal —) | De keuken heeft de aantallen nog niet doorgegeven. Even wachten of navragen in de keuken; tik daarna op Verversen. |
| POS-vinkje doet niets | Het vinkje kan pas aan als er een aantal staat. Staat er een aantal en lukt het toch niet: melding lezen en opnieuw proberen. |
| Verkeerde naam gekozen bij afvinken | Vink de taak uit (tik hem onder "Klaar" aan) en vink hem opnieuw af met de juiste naam. |
Handboek Bedieningssysteem De Harmonie · v1.1 · 12 juni 2026 (v1.1: hoofdstuk Werktijden controleren & goedkeuren) · onderhouden door Kai — wijzigingen aan het systeem? Dit handboek wordt mee-geüpdatet.
Bron dienstprocedure: Huishoudelijk Reglement juni 2026, Bijlage C.
Printen: open deze pagina in de browser → Delen/Print → Bewaar als PDF.