1. 🚀 Starten: inklokken & je naam kiezen
Het keukensysteem draait in de browser op inroll.nl/keuken-systeem.html — op de keukentablet, je telefoon of een laptop. Het werkt overal hetzelfde en alles wat je invult is direct op alle apparaten zichtbaar.
💡 De bediening heeft een eigen systeem: inroll.nl/bediening-systeem.html — bereikbaar via het cocktailglas-icoon (🍸) rechtsboven in de navigatie.
SOP — Aan het werk in het keukensysteem
Wie: iedereen · Wanneer: begin van je dienst
- Klok in via de Shiftbase-app op je telefoon (zoals altijd).
- Open het keukensysteem — je naam verschijnt nu vanzelf in de lijst links, met "Ingeklokt (Shiftbase)".
- Tik op je naam. Je bent nu actief en alles wat je afvinkt staat op jouw naam.
- Einde dienst: uitklokken doe je in de Shiftbase-app. De knop "Uitklokken" rechtsboven koppelt alleen je naam los van dit apparaat.
⚠️ Sta je niet in de lijst? Dan ben je nog niet ingeklokt in Shiftbase. Eerst inklokken — binnen een minuut verschijn je vanzelf. Werk je hier voor het eerst? Het systeem maakt automatisch een profiel voor je aan.
💡 Iemand zoeken die niet ingeklokt is (bijvoorbeeld een beheerder)? Typ een naam in het zoekveld linksboven — dan verschijnt iedereen die matcht.
2. ✅ Checklist (dagelijkse taken)
De checklist bevat de vaste taken per dagdeel: Opstart, Ombouw, Afsluiting, plus Wekelijks en Incidenteel (taken voor rustige momenten). Bovenin zie je per categorie de voortgang en de deadline.
SOP — Taak afvinken
Wie: iedereen · Wanneer: doorlopend
- Open de tab Checklist en kies de juiste categorie.
- Tik op de taak die klaar is.
- Werken er meerdere mensen? Kies in het schermpje wie de taak heeft gedaan — de punten gaan naar die persoon.
- Bij Opstart: meld ook per leverancier of de levering vóór 11:00 binnen was.
💡 Punten: elke taak = 5 punten. Hele categorie op tijd af = +50 bonus. Op tijd ingeklokt (vóór 11:00) = +10. De stand zie je op het Leaderboard.
3. 🔪 MEP-lijst
De MEP-lijst heeft twee standen. Instellen (vooraf): aantallen batches plannen per item, prioriteit kiezen (🔴 urgent · 🔵 belangrijk · 🟢 nice to have) en de lijst indienen. Uitvoeren (tijdens de dienst): afvinken wat gemaakt is.
SOP — MEP plannen (instellen)
Wie: chef / shiftverantwoordelijke · Wanneer: einde dienst voor morgen, of begin van de dag
- Open MEP Lijst en kies de juiste dag bovenin.
- Zet per item de prioriteit (🔴/🔵/🟢) en het aantal batches (− / +).
- Tik op 📈 als die zichtbaar is: dat is een voorstel op basis van het verbruik van eerdere weken.
- Klaar? Tik MEP Lijst indienen. Daarna staat de lijst in uitvoer-stand.
SOP — MEP uitvoeren
Wie: iedereen in de keuken · Wanneer: tijdens mise-en-place
- Vink een item af zodra het gemaakt is.
- Kies wie het gemaakt heeft (als ernaar gevraagd wordt).
- Bij batch-items: vul in hoeveel batches er echt gemaakt zijn (½, 1, 1½, 2 of een eigen aantal).
4. 📅 Datumcheck (FIFO & houdbaarheid)
Dagelijkse controle van alle voorbereide producten per koeling/zone. Alles wat je invult wordt direct bewaard — je kunt tussendoor naar een andere tab of een ander apparaat zonder iets kwijt te raken.
SOP — Dagelijkse datumcheck
Wie: aangewezen keukenmedewerker · Wanneer: elke dag (middag)
- Open Datumcheck en werk de zones van boven naar beneden af.
- Bereid op: de datum staat standaard op vandaag (gestippeld). Klopt dat? Tik erop — bevestigd. Anders? Gebruik −/+ om dagen te schuiven (gisteren = één tik op −). Het systeem rekent zelf uit of het product nog goed is.
- Status: ✓ goed · Op datum laatste dag (gaat automatisch naar personeelseten) · Over over datum → weggooien.
- Bij Over: vul in hoeveel je weggooit (bv. "1 bak" of "200 gr").
- Sticker: vink ✓ of ✗ — is het product gestickerd?
- Helemaal klaar? Scroll naar beneden en tik Datumcheck opslaan.
- Waren er producten over datum? Dan verschijnt direct de vraag: "Ook als derving boeken in Apicbase?" → controleer de aantallen en tik Boek als derving. (Eén keer per product het juiste Apicbase-artikel koppelen; daarna onthoudt het systeem dat.)
💡 Dit kan ook mondeling via Roos — zie hoofdstuk 7. Zeg bijvoorbeeld: "De tonijnsalade is over datum, één bak weggegooid."
5. 🗑️ Derving (weggooien = registreren)
Regel: alles wat weggegooid wordt, wordt geregistreerd. Het systeem boekt het direct in Apicbase, zodat de voorraad en de foodcost blijven kloppen. Niet registreren = de cijfers liegen.
SOP — Derving boeken
Wie: degene die het weggooit · Wanneer: direct bij het weggooien
- Open de tab Derving.
- Tik op het product in "Vaak gebruikt", of zoek het (minimaal 2 letters). Je ziet standaard alleen producten van de huidige kaart — staat het er niet bij, tik dan op "Zoek in volledige database".
- Vul de hoeveelheid in (let op de eenheid: kg, liter, stuks of portie).
- Kies de reden: Over datum · Bedorven · Keukenfout · Retour gast · Gevallen · Personeelseten · Weggegeven · Anders.
- Tik Toevoegen aan lijst. Meerdere producten? Herhaal stap 2–5.
- Tik Boek in Apicbase. Klaar — onder "Vandaag geboekt" zie je wat er vandaag al geregistreerd is.
💡 Zelfgemaakte dingen (sauzen, mise-en-place) staan erin als recept — boek je een portie, dan trekt Apicbase automatisch de ingrediënten van de voorraad af.
6. 📦 Voorraad doorgeven aan de bediening
Van een paar gerechten is de voorraad beperkt (burrata, steak tartare, zalm, zeebaars, sliptong, Baileys crème brûlée). De keuken geeft dagelijks door hoeveel er zijn; de bediening zet dat in de kassa.
SOP — Keuken: aantallen doorgeven
Wie: keuken · Wanneer: vóór de dienst (en bij wijziging)
- Open de tab Voorraad.
- Vul per gerecht het aantal in met − / + of door het getal aan te tikken.
- Let op: het aantal bij Burrata geldt ook voor de Tagliatelle — zelfde voorraad.
- Tik 📣 Deel met bediening — binnen een halve minuut staat het bericht met alle aantallen in de WhatsApp-groep Mededelingen De Harmonie.
SOP — Bediening: verwerken in Lightspeed
Wie: bediening / shiftleader · Wanneer: direct na het WhatsApp-bericht
- Zet per gerecht het aantal als artikelbeschikbaarheid in Lightspeed op de POS (de kassa telt dan automatisch af en meldt "uitverkocht" bij 0).
- Open het keukensysteem → tab Voorraad → tik per verwerkt gerecht het POS-vinkje aan.
- Wijzigt de keuken later een aantal? Dan springt het vinkje vanzelf uit — opnieuw verwerken en afvinken.
7. 🧮 Tellen — koelingen & vriezers
Elke koeling en vriezer heeft in het systeem een vaste lijst van wat erin hoort (bijvoorbeeld Vriezer 3 — Broodvriezer: wit en bruin desembrood, casinobrood, burgerbollen, Tolini, focaccia, brioche en de sterke drank). Tellen is daardoor alleen nog: aantallen invullen.
SOP — Koeling/vriezer tellen
Wie: keuken · Wanneer: volgens telschema (bv. wekelijks of bij bestelling)
- Open de tab Tellen — je ziet alle koelingen en vriezers als kaarten, met de voortgang van vandaag.
- Tik op de unit die je gaat tellen (het nummer staat ook op de sticker op de deur).
- Loop de lijst af en vul per product het aantal in met − / + of door het getal in te typen. Let op de eenheid (stuks, dozen, flessen).
- Alles ingevuld? De kaart kleurt groen: ✓ geteld. Alles wordt direct bewaard — tussendoor stoppen kan altijd.
- Staat er iets in de vriezer dat niet in de lijst staat? Voeg het zelf toe met "+ Product toevoegen" onderaan (naam + hoe je het telt), of leg het terug waar het hoort. 😉
SOP — Telling doorsturen naar Apicbase
Wie: degene die de telling afrondt · Wanneer: als alle units geteld zijn
- Ga terug naar het tellen-overzicht en tik 📤 Telling doorsturen naar Apicbase.
- Controleer de samenvatting en bevestig. De telling wordt dan de officiële voorraadstand in Apicbase.
- Let op de eenheid bij elk product (staat erbij, bv. "900 g (per brood)") — tel in die eenheid.
⚠️ Alleen producten die geteld én aan Apicbase gekoppeld zijn worden doorgestuurd. Wat je niet telt blijft in Apicbase gewoon staan — niets springt op nul. Koppelen (eenmalig per product) doet een beheerder via de blauwe "koppel Apicbase"-link bij het product.
💡 Beheerders kunnen units en producten direct toevoegen: "+ Koeling/vriezer toevoegen" op het overzicht en "+ Product toevoegen" in een unit.
8. 🎙️ Roos — de spraakassistent
Roos is de assistent van het keukensysteem (de robotknop rechtsonder). Je praat tegen haar, zij vult in. Handig met je handen vol of vieze vingers.
SOP — Werken met Roos
Wie: iedereen · Voorwaarde: je naam is geselecteerd
- Tik op de robotknop rechtsonder, en dan op de microfoon.
- Zeg wat je wilt — gewoon in normale taal.
- Roos zet je wijzigingen eerst in een blauw lijstje "Klaargezet" — er is nog niets aangepast.
- Controleer het lijstje en tik Doorvoeren, of zeg "ja, voer maar door". Niet goed? Tik ✕ bij een regel of zeg "annuleer".
Voorbeelden van wat je tegen Roos kunt zeggen:
• "De eiersalade is over datum, een halve bak weggegooid."
• "De rode peper is vandaag vers gemaakt en gestickerd."
• "Wat moet ik nog doen van de ombouw-checklist?"
• "Vink de friteuse schoonmaken af."
• "Ga naar de MEP-lijst."
• "Sla de datumcheck op."
⚠️ Roos slaat de datumcheck alleen écht op als je daar letterlijk om vraagt ("sla op" / "de check is klaar"). Een gewone bevestiging voert alleen het klaargezette lijstje door.
9. 📝 Dagverslag & overige tabs
| Tab | Wat doe je ermee |
|---|
| Dashboard | Overzicht van de dag: taken, MEP, mededelingen van Harmen, live omzetcijfers bovenin. |
| Dagverslag | Aan het einde van de dienst kort verslag invullen (bijzonderheden, drukte, issues). Inspreken kan ook via het microfoontje. |
| Rapportages | Terugkijken: eerdere dagverslagen en checklist-historie. |
| Leaderboard | De puntenstand van het team. |
| HACCP | De HACCP-taken en projecten (n.a.v. Bureau de Wit). |
| Reserveringen | De boekingen van vandaag (uit Zenchef) — handig voor de planning van de avond. |
10. 🔧 Problemen oplossen
| Probleem | Oplossing |
|---|
| Ik sta niet in de lijst links | Je bent niet ingeklokt in Shiftbase. Inklokken → binnen een minuut verschijn je. |
| De pagina ziet er oud/raar uit | Trek de pagina omlaag om te verversen. Staat hij als app op je beginscherm: app helemaal sluiten en opnieuw openen. |
| "Fout bij opslaan" | Probeer het nog een keer (knop nogmaals). Blijft het? Meld het bij Harmen — je ingevulde werk is niet weg. |
| Roos verstaat me niet / antwoordt niet | Controleer of de microfoon is toegestaan in de browser. Spreek rustig en kort. Blijft het haperen: vul het gewoon met de hand in. |
| Roos praat niet (geen geluid) | Zet het volume van het apparaat aan. De tekst staat altijd ook in haar venster. |
| WhatsApp-bericht voorraad komt niet | Wacht een minuut en kijk naar de status onder de deelknop. Staat er ✗? Tik de deelknop nog een keer. |
| Datumcheck: product ontbreekt | Tik op de + in de balk van de juiste zone en voeg het product toe (naam + aantal dagen houdbaar). |
11. 🛠️ Voor beheerders (Harmen · Etienne · Raymond)
Als beheerder zie je extra knoppen zodra je met je eigen naam bent ingelogd:
- Checklist-taken beheren — direct in de checklist: ▲▼ volgorde wijzigen, ✏️ hernoemen, 📦 archiveren, en "+ Taak toevoegen" per fase/categorie.
- MEP beheren — in de instel-stand: ▲▼ en 📦 per item (volgorde geldt automatisch ook voor de volgende dagen), "+ Toevoegen" per kolom en de knop ⚙ Templates beheren voor alles tegelijk.
- Datumcheck-producten — toevoegen via de + per zone; verwijderen kan in dezelfde lijst.
- Voorraad-items wijzigen — de lijst van zes gerechten staat in de database (vraag Kai: "voeg X toe aan de voorraadlijst").
- Admin-tab — medewerkers, instellingen en taakdefinities centraal.
- Inloggen zonder Shiftbase-klok — zoek je naam via het zoekveld linksboven; beheerders kunnen altijd inloggen.
⚠️ Lightspeed-voorraad: de aantallen uit de Voorraad-tab automatisch in de POS zetten kan nog niet — Lightspeed moet daarvoor API-toegang vrijgeven (aangevraagd, juni 2026). Tot die tijd: de bediening zet het handmatig en vinkt af.
Technisch (alleen voor Harmen/Kai)
Volledige technische documentatie: projectmap Context keukensysteem op de Mac Studio (README + CHANGELOG). Backends: derving-api.php, shiftbase-api.php, tts-api.php op Strato. Jobs: derving-catalogus (Studio, 05:30), voorraad-share (Studio, 30s), roos-tts (Hetzner). Database: Supabase. Deploy via strato.env + SFTP.
Handboek Keukensysteem De Harmonie · v1.3 · 12 juni 2026 (+ link naar bedieningssysteem) · onderhouden door Kai — wijzigingen aan het systeem? Dit handboek wordt mee-geüpdatet.
Printen: open deze pagina in de browser → Delen/Print → Bewaar als PDF.